iBS-Documentum: Blockchain aplicado a la gestión documental

//iBS-Documentum: Blockchain aplicado a la gestión documental

 

Piense por un momento en diferentes tipos de negocios, de lo más variopintos, y a continuación piense que pueden tener en común TODOS ELLOS. Quizás lo único que cualquiera de esas empresas tenga en común, lo único que subyace a toda clase de compañías y sectores de actividad, sea la necesidad de una gestión documental.

Cada día, miles de documentos son manejados y procesados por los empleados, la mayoría en formato digital, otros todavía en papel. Hablamos de facturas, contratos, albaranes, partes de trabajo, nóminas, recibos de pagos, comprobantes de compra, informes financieros, certificados y un largo etcétera de información heterogénea y no siempre fácil de catalogar.

No en vano, los flujos documentales son uno de los grandes quebraderos de cabeza de las organizaciones en nuestros tiempos. Los actuales modelos presentan problemas a la hora de detectar la tan temida información duplicada (con lo que nos podemos encontrar con dos trabajadores usando el mismo archivo a la vez, con diferentes versiones), lo cual nos lleva a una desorganización masiva que pone en riesgo la propia seguridad de los datos.

 

Las pérdidas de documentos por parte de los empleados es una constante, algo extremadamente relevante tras la entrada en vigor del GDPR, además de suponer un lastre a la productividad de la compañía. Estudios tan prestigiosos como los de Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, EY o Nucleus Research revelan que el 90% de las tareas de un trabajador se centra en la búsqueda y distribución de documentos en papel, el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para su trabajo o que el 7,5% de los documentos archivados en papel se acaba perdiendo en el camino.

Un caos generalizado que ha buscado en la digitalización el camino para romper con estos pecados de nacimiento. Por eso, cada vez más y más compañías han ido incorporando soluciones de gestión documental que les permiten automatizar gran parte de los procesos de trabajo. Se trata de programas que comprenden desde el reconocimiento del propio documento (mediante tecnologías de OCR, principalmente) hasta su clasificación y procesamiento (usando algoritmos de inteligencia artificial que comprenden el contenido del archivo y su relación con los procedimientos internos establecidos), garantizando en todo momento la integridad de la información y la seguridad de los datos.

Y es en esta necesidad de ir un paso más donde surge Blockchain, una innovación que promete cambiar para siempre la forma que tenemos de entender la gestión documental. Esta tecnología, ligada inicialmente al intercambio de criptomonedas, es hoy en día una alternativa comercial para cualquier entorno donde se requiera transmitir información sensible de forma completamente segura e inalterable. En el caso de los flujos documentales en las empresas, el blockchain promete algo similar; se trata de utilizar estas redes distribuidas para verificar y validar todos los documentos que entran y salen de nuestra organización.

 

iBS-Documentum: la solución blockchain para la gestión documental

iBS-Documentum proporciona un sistema de gestión de archivos basado en blockchain, donde podremos constatar al instante la localización de un determinado documento, quién lo ha creado y cuándo ha sido modificado por última vez, detectando cualquier intento de manipulación del mismo. Esto es lo que se puede denominar “trazabilidad documental”, y es posible gracias a una huella única para cada elemento que introducimos en la cadena de bloques (una ID generada mediante algoritmos), que nos permite identificar cada archivo dentro de nuestro perímetro de actuación. Esta información es, además, accesible por parte de cualquier compañero de la organización habilitado para ello -lo cual proporciona la máxima transparencia en los procesos documentales- y también podremos obtener las aprobaciones pertinentes que estén establecidas en nuestros procesos de trabajo.

 

 

Por otro lado, se evita el clásico problema de la duplicidad de información y el manejo de diferentes versiones de un mismo documento, ya que en cuanto una persona modifique el archivo, automáticamente el sistema registrará esta actualización para que no se produzca ningún malentendido en el manejo de diferentes archivos.

iBS-Documentum posee además APIs para clientes corporativos y para desarrolladores de software que deseen integrar su funcionalidad en sus aplicaciones. Además, podrá integrarse en un futuro en cualquier sistema de gestión actualmente en uso (ERP).

 

El funcionamiento de iBS-Documentum se basa en un sistema de créditos, implementado mediante un “utility token” (nuestro token criptográfico denominado ICOM), que pueden ser adquiridos en la plataforma de iCommunity. Estos tokens solo sirven como instrumento de pago de los servicios utilizados dentro de la plataforma. Los usuarios particulares tienen acceso gratuito “freemium” (con un número de créditos limitado, que se va renovando de forma mensual), mientras que los usuarios premium que necesitan mayor disponibilidad disponen de un plan PRO una cantidad mensual. Para las empresas existen planes a medida según necesidades. Así mismo, en la versión para usuarios particulares existe un programa de recompensas, mediante el cual se acumulan nuevos créditos en base a la promoción del uso del servicio que se haga (referidos).

 

22 abril, 2019
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